IMS – Was ist ein Integriertes Managementsystem?

Vorteile von Integrierten Managementsystemen

Ein IMS bietet viele Vorteile für Unternehmen, einschliesslich:

• Verbesserte Effizienz und Effektivität von Unternehmensprozessen: Durch die Integration verschiedener Disziplinen in ein Managementsystem können Unternehmen ihre Prozesse koordinieren und verbessern, um eine höhere Effizienz und Effektivität zu erreichen. Das kann dazu beitragen, dass Ressourcen optimaler genutzt und Kosten gespart werden können.
• Steigerung der Qualität: Ein IMS kann dazu beitragen, die Qualität von Produkten und Dienstleistungen zu verbessern. Die Integration von Managementsystemen unterstützt Sie dabei, Verbesserungspotenziale aus unterschiedlichen Perspektiven zu identifizieren und nach einem ganzheitlichen Ansatz zu realisieren.
• Risikominimierung: Durch ein IMS ist es möglich, Risiken in verschiedenen Bereichen wie Umwelt, Gesundheit und Sicherheit zentral zu lenken, indem Risikoreduktionsmassnahmen direkt in die Unternehmensprozesse integriert werden.
• Einfachere Zertifizierung: Ein IMS kann helfen, eine Zertifizierung nach verschiedenen Standards effizienter zu erreichen, da viele normative Anforderungen der ISO-Managementsysteme ein erhebliches Synergiepotenzial aufweisen.
• Erhöhung der Compliance: Ein IMS erleichtert die konsistente und systematische Einhaltung von Compliance-Anforderungen und unterstützt Sie bei der Identifizierung neuer oder geänderter Anforderungen. Dies stärkt das Vertrauen Ihrer Stakeholder und schützt Sie vor Reputationsverlust, rechtlichen Konsequenzen und finanziellen Schäden.

Schritte zur Implementierung von IMS

Die Einführung von IMS kann für Unternehmen eine Herausforderung darstellen, aber mit der richtigen Planung und Ausführung kann es ein erfolgreiches Projekt sein. Hier sind einige wichtige Schritte zur Implementierung von IMS:

1. Festlegung von Zielen: Unternehmen sollten klare Ziele definieren, die das IMS erreichen soll und diese mit den Geschäftszielen des Unternehmens abstimmen.
2. Schulung der Mitarbeitenden: Mitarbeitende sollten umfassend über die Ziele und Anforderungen des IMS geschult werden, um sicherzustellen, dass sie das System effektiv nutzen und unterstützen können.
3. Identifikation der relevanten Standards: Unternehmen sollten relevante Standards und Vorschriften identifizieren, die für ihre Branche und ihr Geschäft von Nutzen sind, um sicherzustellen, dass das IMS die beabsichtigte Wirkung erzielt.
4. Bestimmung der Struktur: Nachdem die Ziele definiert und die Mitarbeitenden geschult wurden, sind die geeigneten Strukturen, Methoden und Systeme zu bestimmen. Zur Realisierung von Effizienz- und Wirksamkeitseffekten sollte eine leistungsfähige Managementsystem-Software zum Einsatz gelangen. 
5. Implementierung: Die Implementierung kann je nach Grösse und Komplexität des Unternehmens unterschiedlich lange dauern. Es ist wichtig, dass die betroffenen Mitarbeitenden von Anfang an spürbare Vorteile, vielleicht sogar eine Vereinfachung bisheriger Arbeitsprozesse erkennen. Diese Akzeptanz führt schlussendlich zu einer durchgängigen Erfüllung von Anforderungen.
6. Überwachung und Überprüfung: Nach der Implementierung wird die Eignung, Angemessenheit und Wirksamkeit des IMS überwacht, um sicherzustellen, dass es den betrieblichen und normativen Anforderungen, den Erwartungen der interessierten Parteien sowie den Unternehmenszielen entspricht und fortlaufend weiterentwickelt werden kann.

Harmonized Structure (HS) und High Level Structure (HLS)

Die Harmonisierte Struktur (HS) oder auch Grundstruktur genannt, ist ein Rahmenwerk von ISO, das als Grundlage für ISO-Managementsystemnormen dient. In früheren Normversionen hiess die HS noch HLS (High Level Structure), bedeuten tun sie aber dasselbe. Deshalb kann es sein, dass Sie neben dem neuen Begriff Harmonized Structure auch noch den mittlerweile veralteten Begriff High Level Structure finden. Es bietet eine einheitliche Struktur, Haupt- und Untertitel sowie abgestimmte Kerntexte und Definitionen, was die Integration von verschiedenen Managementsystemen erleichtert und die Implementierung und Überwachung vereinfacht. Die HS birgt hohes Synergiepotenzial, sorgt bei der Einführung von IMS für Konsistenz und Übersichtlichkeit und ermöglicht eine schnellere und effizientere Implementierung. 
 

IMS-Zertifizierung

Eine IMS-Zertifizierung ist eine attraktive Möglichkeit für Unternehmen, ihre Konformität mit internationalen Standards zu demonstrieren und ihre Glaubwürdigkeit gegenüber Kundinnen und Partnern zu stärken. Die gängigsten Standards, die bei IMS-Zertifizierungen zur Anwendung gelangen, sind ISO 9001 (Qualitätsmanagement), ISO 14001 (Umweltmanagement) und ISO 45001 (Managementsystem für Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit).

Eine Zertifizierung nach mehreren Normen kann dazu beitragen, die Reputation des Unternehmens zu verbessern. Diese kann sichtbar machen, dass sich das Unternehmen nicht ausschliesslich mit ökonomischen Themen befasst, sondern im Sinne der Nachhaltigkeit grossen Wert auf den Schutz der Umwelt sowie die Gesundheit und Sicherheit seiner Mitarbeitenden legt.

Herausforderungen bei der Implementierung von IMS

Die Implementierung von IMS kann für Unternehmen eine Herausforderung darstellen, da es eine grosse Anzahl von Anforderungen gibt, die erfüllt werden müssen:

• Widerstand gegen Veränderungen: Ein Integriertes Managementsystem erfordert Veränderungen in der Art und Weise, wie ein Unternehmen arbeitet. Mitarbeitende können widerstandsfähig gegen diese Veränderungen sein und möglicherweise Schwierigkeiten haben, das System zu akzeptieren und effektiv zu nutzen.
• Komplexität: Das System könnte zu komplex sein, insbesondere in grossen Unternehmen mit vielen Abteilungen und Prozessen. 
• Einbezug: Es erfordert eine umfassende Planung und Koordination, um sicherzustellen, dass alle relevanten Akteure angemessen involviert und für die Ausführung ihrer Aufgaben befähigt werden.
• Zeit und Ressourcen: Die Implementierung von IMS erfordert Zeit und Ressourcen, um Schulungen durchzuführen, Systeme zu integrieren und Prozesse anzupassen.

Fazit

Ein Integriertes Managementsystem bietet viele Vorteile für Unternehmen, einschliesslich verbesserter Effizienz und Effektivität von Unternehmensprozessen, Steigerung der Qualität von Produkten und Dienstleistungen, Risikominimierung und Erhöhung der Compliance. Die Implementierung von IMS kann jedoch eine Herausforderung darstellen und erfordert eine umfassende Planung, Schulung der Mitarbeitenden sowie Integration von relevanten Systemen und Prozessen.

Eine Zertifizierung des IMS kann dem Unternehmen helfen, seine Reputation zu stärken und die Konformität mit internationalen Standards zu demonstrieren. Unternehmen müssen jedoch auch bereit sein, sich mit den Herausforderungen bei der Implementierung von einem IMS auseinanderzusetzen, einschliesslich des Widerstands gegen Veränderungen, der Komplexität und des Bedarfs an Zeit und Ressourcen.

Insgesamt kann ein Integriertes Managementsystem dazu beitragen, die Geschäftstätigkeit eines Unternehmens zu verbessern und sein langfristiges Wachstum zu fördern, wenn es richtig implementiert und überwacht wird.

Tipp: Starten Sie im Kleinen – es muss nicht immer gleich eine ausgewachsene ISO-Norm sein. Schon eine bewusste systematische Integration branchenspezifischer Relevanzen, wie z.B. die Branchenlösung Arbeitssicherheit, ein Hygiene- oder Reinigungskonzept oder der Datenschutz bringt Ihr Unternehmen weiter. Nutzen Sie die Philosophie der Harmonisierten Struktur, Sie werden begeistert sein und sehen, es ist gar nicht so kompliziert!