SMI – Qu’est-ce qu’un système de management intégré?

Avantages des systèmes de management intégrés

Un SMI offre de nombreux avantages aux entreprises, par exemple:

• Meilleures efficience et efficacité des processus de l’entreprise: l’intégration de différentes disciplines dans un système de management permet aux entreprises de coordonner et d’améliorer leurs processus pour accroître leur efficacité et leur efficience. Elles peuvent ainsi utiliser leurs ressources de manière plus optimale et réduire leurs coûts.
• Amélioration de la qualité: un SMI peut contribuer à améliorer la qualité des produits et des services. L’intégration de systèmes de management vous aide à identifier sous différents angles les potentiels d’amélioration et à les mettre à profit selon une approche globale.
• Limitation des risques: un SMI permet de gérer de manière centralisée les risques dans différents domaines tels que l’environnement, la santé et la sécurité, en intégrant directement les mesures de réduction des risques dans les processus de l’entreprise.
• Certification plus simple: un SMI peut aider à obtenir plus facilement une certification selon différentes normes, car de nombreuses exigences normatives des systèmes de management ISO présentent un potentiel de synergie considérable.
• Meilleure conformité: un SMI facilite le respect rigoureux et systématique des exigences de conformité et vous aide à identifier les nouvelles exigences ou les exigences modifiées. Cela renforce la confiance de vos parties prenantes et vous protège contre la perte de réputation, les conséquences juridiques et les dommages financiers.

Étapes de l’implémentation d’un SMI

La mise en place d’un SMI peut constituer un défi pour les entreprises, mais une planification et une exécution correctes permettent de garantir la réussite du projet. Principales étapes de l’implémentation d’un SMI:

1. Fixation d’objectifs: les entreprises doivent définir des objectifs clairs que le SMI doit permettre d’atteindre et les aligner sur les objectifs de l’entreprise.
2. Formation des collaboratrices et collaborateurs: les collaboratrices et collaborateurs doivent recevoir une formation complète sur les objectifs et les exigences du SMI pour qu’ils puissent utiliser et promouvoir le système de manière efficace.
3. Identification des normes pertinentes: les entreprises doivent identifier les normes et réglementations pertinentes qui sont utiles à leur secteur et à leur activité de manière à ce que le SMI produise l’effet escompté.
4. Détermination de la structure: une fois les objectifs définis et les collaboratrices et collaborateurs formés, il convient de déterminer les structures, méthodes et systèmes appropriés. Pour que le système soit vraiment efficient et efficace, il convient d’utiliser un logiciel de management performant. 
5. Implémentation: l’implémentation peut prendre plus ou moins de temps en fonction de la taille et de la complexité de l’entreprise. Il est important que les collaboratrices et collaborateurs concernés perçoivent dès le début des avantages tangibles, voire une simplification des processus de travail. Cette acceptation permet finalement de satisfaire en permanence aux exigences.
6. Surveillance et contrôle: une fois le système mis en place, l’adéquation, la pertinence et l’efficacité du SMI sont surveillées afin de garantir qu’il satisfait aux exigences opérationnelles et normatives, aux attentes des parties intéressées et aux objectifs de l’entreprise, et qu’il peut être optimisé en permanence.

Structure harmonisée (SH) et Structure de haut niveau (SHN)

La Structure harmonisée (SH), ou Structure de base, est un cadre de l’ISO qui sert de base aux normes ISO de systèmes de management. Dans les versions précédentes des normes, la SH était encore nommée SHN (Structure de haut niveau), mais les deux termes signifient la même chose. Il se peut donc que vous trouviez encore, en plus du nouveau terme «Structure harmonisée», le terme désormais obsolète «Structure de haut niveau». Il s’agit d’une structure uniforme avec des titres principaux et des sous-titres, ainsi que des textes de base et des définitions harmonisés pour faciliter l’intégration de différents systèmes de management et simplifier l’implémentation et la surveillance. La SH recèle un important potentiel de synergie, permet de garantir la cohérence et la clarté lors de l’introduction du SMI, et une implémentation plus rapide et plus efficace.

Certification SMI

La certification SMI est un moyen intéressant pour les entreprises de démontrer leur conformité à des normes internationales et de renforcer leur crédibilité vis-à-vis de leurs clientes et clients et de leurs partenaires. Les normes les plus courantes utilisées dans les certifications SMI sont ISO 9001 (management de la qualité), ISO 14001 (management environnemental) et ISO 45001 (système de management de la sécurité et de la santé au travail).

Une certification selon plusieurs normes peut contribuer à améliorer la réputation de l’entreprise. Elle permet de montrer que l’entreprise ne s’intéresse pas seulement aux questions économiques, mais qu’elle attache une grande importance à la protection de l’environnement ainsi qu’à la santé et à la sécurité de ses collaboratrices et collaborateurs, dans un esprit de durabilité.

Défis de l’implémentation d’un SMI

L’implémentation d’un SMI peut constituer un défi pour les entreprises, car un grand nombre d’exigences doivent être respectées:

• Résistance au changement: un système de management intégré implique des changements dans la manière dont une entreprise fonctionne. Les collaboratrices et collaborateurs peuvent montrer une certaine réticence face à ces changements et avoir des difficultés à accepter le système et à l’utiliser de manière efficace.
• Complexité: le système pourrait être trop complexe, en particulier dans les grandes entreprises avec de nombreux départements et processus. 
• Implication: il nécessite une planification et une coordination approfondies pour garantir que tous les acteurs concernés sont impliqués de manière appropriée et en mesure d’accomplir correctement leurs tâches.
• Temps et ressources: l’implémentation d’un SMI nécessite du temps et des ressources pour assurer la formation, intégrer les systèmes et adapter les processus.

Conclusion

Un système de management intégré offre de nombreux avantages aux entreprises, par exemple l’optimisation de l’efficience et de l’efficacité des processus, l’amélioration de la qualité des produits et services, la limitation des risques et une meilleure conformité. L’implémentation d’un SMI peut toutefois constituer un défi et requiert une planification approfondie, la formation des collaboratrices et collaborateurs et l’intégration de systèmes et processus pertinents.

La certification du SMI peut aider l’entreprise à renforcer sa réputation et à démontrer sa conformité à des normes internationales. Toutefois, les entreprises doivent également être prêtes à relever les défis liés à l’implémentation d’un SMI, y compris la résistance au changement, la complexité et les besoins en termes de temps et de ressources.

Globalement, un système de management intégré peut contribuer à améliorer les activités commerciales d’une entreprise et à stimuler sa croissance sur le long terme s’il est correctement implémenté et surveillé.

Conseil: commencez à petite échelle, pas nécessairement avec l’intégralité d’une norme ISO. Une intégration consciente et systématique d’éléments pertinents spécifiques à votre branche, p. ex. la solution de branche de sécurité au travail, un concept d’hygiène ou de nettoyage ou bien la protection des données, fera déjà avancer votre entreprise. Tirez profit de la philosophie de la Structure harmonisée, vous serez impressionné et constaterez que ce n’est pas très compliqué!